Como realizar Design Sprints Virtuales efectivos
Autores: Elisa Goyeneche Nicole Btesh & William Wells
El coronavirus brinda una nueva oportunidad para que los equipos de diseño distribuidos se vuelvan 100 % virtuales
Con nuestro equipo de diseñadores UX en ITX Corp trabajamos para mejorar la manera en la que se facilitan los Design Sprint virtuales para apoyar a nuestra fuerza laboral que está distribuida en varias partes del mundo. El coronavirus obligó literalmente a las empresas a una situación de trabajo remoto, poniendo a prueba su capacidad para colaborar de manera efectiva. Disfrutamos de los beneficios de los Design Sprints virtuales y reconocemos que su valor seguramente sobrevivirá a la pandemia.
Adoptando Design Sprints Virtuales en ITX
Los Design sprints son un taller estratégico en ITX. Se convirtieron en un cambio de paradigma desde que los adoptamos como una buena práctica hace más de 5 años. El hecho de comprimir semanas o meses de trabajo en un puñado de días intensos y enfocados es realmente atractiva, y nos permitieron colaborar verdaderamente con nuestros clientes. [1]
Sin ir más lejos, los sprints fomentan que estemos todos en la misma página, alineados y reducen la cantidad de rondas de feedback y conversaciones necesarias. Entonces, como era de esperar, son un gran ahorro de tiempo. Descubrimos así, que nuestras interacciones frecuentes entre nuestros clientes y miembros del equipo son mucho más valiosas y significativas. ¿No es eso de lo que se trata realmente?
Amamos los sprints por esas razones: son efectivos y eficientes. Y además, ayudan a unir a nuestros equipos y nos mantienen más alineados con nuestros clientes. Facilitamos una docena de sprints desde que empezamos a ofrecerlos. Y nos enfrentamos cara a cara con algunos desafíos bastante complicados de los que aprendimos:
- El proceso de un Design Sprint nos ayuda a adaptarnos para ser verdaderamente ágiles.
- El proceso de un Design Sprint virtual genera el mismo impacto que el de un sprint en persona.
Sprints virtuales para un entorno de trabajo remoto
La cultura global de ITX promueve la colaboración en equipo distribuido; tenemos varias oficinas físicas en los EE.UU., pero también tenemos un gran número de miembros del equipo y clientes ubicados en todo el mundo.
También somos una empresa remote-first ,por lo que el concepto de trabajar como equipos distribuidos es parte de nuestro ADN. Como muchas empresas se adaptan a este nuevo entorno de trabajo, es un procedimiento operativo estándar en ITX. Y esto también se aplica a los Design Sprints virtuales.
Sin embargo, esto no significa que llevar que estos workshops sea fáciles de llevar a cabo de forma virtual. No lo es. El proceso de reunir a los stakeholders, junto con el equipo en un proceso colaborativo puede ser emocionante, pero no sin desafíos:
- Los sprints son jornadas intensas, y el cansancio mental es aún mayor cuando se realizan en línea.
- La videoconferencia, una necesidad absoluta para el taller virtual, requiere altos niveles de participación y concentración.
- Los facilitadores y participantes deben estar preparados para hacer frente (al menos) a dos tipos de riesgo tecnológico: las dificultades técnicas generales asociadas con los sistemas digitales, las herramientas y la conectividad; y el conocimiento tecnológico de sus participantes.
Nuestro proceso fue iterativo. En cada experiencia juntamos feedback de los participantes e intentamos mejorar el proceso a cada paso. Lo que compartimos acá son los pasos que nos funcionaron, un conjunto de herramientas adaptadas y customizadas específicamente al entorno virtual y algunos lineamientos que esperamos que le resulten beneficiosos.
Como llevar a cabo un Design Sprint virtual, al estilo ITX
Gestionar el espacio-tiempo continuo de la Agenda
Nuestra agenda contiene una mezcla de actividades asincrónicas offline y online que se basan en la versión 2.0 del Design Sprint. Si el desafío es particularmente complejo te recomendamos dividir el Día 1 en dos partes. El template de Miro es lo suficientemente flexible para que lo ajustes cuando sea necesario. No te olvides bloquear los elementos una vez listos!
Hay que considerar varios husos horarios
Afrontémoslo, los husos horarios pueden ser confusos, ¡especialmente cuando trabajas para afuera y entran en horario de verano!
De tal modo, preparamos cada agenda conscientes de las ubicaciones geográficas de nuestros participantes. Al equilibrar varias zonas horarias, nos aseguramos también de que los participantes sean conscientes de las diferencias de tiempo y sus impactos en el horario para que puedan prepararse adecuadamente para descansos, comidas, etc.
Ajustamos también la duración de las sesiones distribuyendo bloques de ejercicios durante todo el día. Recomendamos hacer pausas aproximadamente cada 90 minutos; mucho mejor si coinciden con los horarios de almuerzo. Puede ser complicado, pero intentarlo demuestra un nivel de respeto y compromiso por todos.
Es clave juntarse un día antes del sprint para romper el hielo
Una reunión previa al workshop es una gran oportunidad para presentar las jornadas y setear expectativas, la problemática que se va a intentar solucionar y familiarizar a todos con las herramientas, la tecnología, y entre sí. A los participantes se le indica que hagan algunas tareas offline para que lleguen al día 1 del sprint con ejemplos para las lighting demos.
El cinturón de herramientas de los design sprints virtuales
Zoom
Zoom es una de las herramientas de videoconferencia más populares en el mercado hoy en día y es nuestra herramienta preferida.
Es importante establecer una contraseña para su sala para garantizar la privacidad. También recomendamos usar la función “sala de espera” de Zoom para monitorear el acceso de los participantes a su reunión.
Trello: Guía para facilitadores
Para ayudar la facilitación , creamos un Trello que contiene un resumen curado de todo lo que necesitamos hacer antes, durante y después del sprint. También pretende ser un recurso en caso de que los ejercicios o la agenda deban ajustarse y como ayuda-memoria. Contiene información sobre el proceso y sobre la facilitación del mismo.
Podes ver nuestro Trello board acá.
Miro: Un espacio que contiene todo lo relacionado con el sprint
Miro nos funciona bien con equipos distribuidos como nuestro espacio de colaboración. Es una pizarra virtual con herramientas de dibujo, notas adhesivas y otras funcionalidades interesantes. La mejor parte es que es fácil de aprender e intuitiva.
Comenzamos fusionando un par de templates preexistentes (Ver Referencias) encontradas durante nuestra fase de investigación y luego pasamos por varias iteraciones con el fin de llegar a nuestro template de Virtual Design Sprint perfecta.
¿En qué se diferencia nuestra versión?
No solo contiene las actividades y ejercicios de un Design Sprint, sino que también incluye notas de facilitador, “icebreakers”, una sección para la retrospectiva, una lista organizada de “frames” y una sección de recursos.
De forma predeterminada, el template de Miro está configurada para 6 participantes y 1 decididor, pero se puede cambiar fácilmente para acomodar participantes adicionales y actividades.
Podes descargar nuestro template de Miro acá.
Traspaso de las actividades de Diseño Sprint al Entorno Virtual
Note-n-Vote y Note-n-Map
En nuestra Conferencia de Diseño UX de otoño de 2019, el amigo de ITX y el orador de la conferencia Jake Knapp validó la importancia de usar Note-n-Vote y Note-n-Map. Esta forma de hacer los ejercicios es especialmente útil para las actividades más complejas, como el mapa y el storyboard.
User Test Flow
Agregamos el User Test Flow combinado con enfoque note-n-vote. Esto nos ayuda llegar mejor preparados al storyboard teniendo un guión de testeo, ya que todo el equipo define qué probar durante esa actividad y esto nos sirve como base. Además, reduce la cantidad de participantes que trabajan en el storyboard después, asegurando un uso más eficaz del tiempo.
Cuando comenzamos a ejecutar Design Sprints virtualmente, esas pautas ayudaron enormemente a traducir actividades al entorno virtual. ¿Por qué? Porque Note-n-vote se llevan a cabo individualmente. ¡Trabajar de forma remota podría incluso hacer que estas tareas críticas sean más fáciles de completar!
Votación
Para las actividades de votación, optamos por formas circulares. Miro ofrece una funcionalidad de votación integrada, pero no funcionó bien para nosotros. En nuestra opinión, el proceso de votación podría mejorarse. Queríamos una representación visual de los votos y sus diversas jerarquías y mapas de calor a simple vista.
Bocetos
Nosotros realizamos el último ejercicio del día uno offline, el boceto de la solución individual. Pero también, nuestra experiencia ejecutando diferentes versiones de Design Sprints nos ayudó a darnos cuenta de que los ejercicios de bocetado previos a la solución funcionaban tanto online como offline. Así que dejamos esa decisión a discreción de cada facilitador sobre cómo llevar a cabo esta actividad.
Recomendamos explicar por qué estamos pidiendo a los participantes que tomen notas primero, piensen ideas y luego alternativas a esas soluciones, ya que esto sirve para cambiar su modo de pensar hacia un pensamiento lateral (importante para impulsar la creatividad)antes de saltar al boceto final. ¡Explicar nuestra justificación a los participantes fue clave para asegurarse de que completaron el proceso estando offline y crearon bocetos increíbles!
Documentación del Virtual Design Sprint
Por último, creamos un documento de resumen para presentar de forma digerible el proceso completado y los principales hallazgos, que es especialmente útil para aquellos interesados del lado del cliente y los ejecutivos de nivel G. Este documento de resumen, los resultados de las testeos y el Miro board sirven como resultados finales para el equipo/cliente.
La reunión retrospectiva ayuda al equipo y a las partes interesadas a lograr una comprensión común de los resultados de las pruebas y a definir los siguientes pasos.
Consejos & lecciones aprendidas
Ir 100% Virtual
Nivelar el campo de juego: El facilitador y todos los participantes deben estar conectados de manera virtual. En nuestra experiencia, tener la mitad del equipo co-ubicado y la otra mitad remota no funciona bien. Todo el mundo necesita compartir el espacio por igual.
El set-up perfecto y necesario para el facilitador es de dos monitores; ya que están compartiendo pantalla la mayoría del tiempo. Para los participantes, se recomienda pero no es obligatorio.
Si te interesan más consejos sobre trabajar remoto, te recomendamos esta lista de Trabajo remoto del equipo de productos ágiles.
La planificación es clave, siempre
Recopilar la investigación relevante de antemano es clave para enmarcar correctamente el desafío del sprint. En nuestra experiencia, proporcionar a los participantes la investigación de usuarios nos pone a todos en contexto.
Consejo: Aceleramos nuestro proceso de planificación definiendo pautas de comunicación y creando un conjunto de plantillas para correos electrónicos e invitaciones de calendario que se reutilizan para cada sprint.
Asignar un copiloto
Ejecutar un Design Sprint Virtual no es momento de “ir solo”. Los facilitadores necesitan un aliado. Así que a la hora de ejecutar un workshop virtual, hay que asegurarse de encontrar un copiloto de confianza para ayudar con las tareas de apoyo — por ejemplo, traer todos los elementos hacia adelante en el Miro, transcribir durante las actividades, etc. El facilitador puede centrarse en su presentación, mientras que el copiloto debe estar preparado para facilitar en caso de dificultades técnicas, o si el facilitador deja de estar disponible de otra manera.
Nuevas reglas para los Design Sprints Virtuales
La participación de este workshop es diferente online, por lo que ofrecemos algunas recomendaciones:
- Estar presente. Respetar a los compañeros de trabajo dar lugar a todas las voces es importante.
- No usar (otros) dispositivos. Animamos a los participantes a desactivar las notificaciones y evitar responder correos electrónicos y usar sus teléfonos. Estar presente y y el multitasking no van de la mano.
- ¡Cámara encendida! Las señales no verbales representan alrededor del 70% de toda comunicación. Sin vídeo, corremos el riesgo de perdernos mucho. Así que mantené la cámara prendida; en caso de necesitar alejarse por un corto tiempo, simplemente se apaga y silencia el micrófono.
- Compartir ideas visualmente. Aprovechar al máximo el Miro para explicar su proceso de pensamiento en lugar de arriesgarse a la mala interpretación. No asumir jamás.
Conclusiones
Una de nuestras mayores preocupaciones era que al trasladar los Design Sprints al ámbito virtual, la conexión entre los participantes iba a verse afectada. Lo cierto es que descubrimos que funciona del mismo modo. Nuestro refuerzo de la comunicación, los icebreakers y el uso de video nos ayudaron a mantenernos conectados -entre sí- durante todo el workshop.
Cada día, hicimos todo lo posible para recordarle al equipo del valor de las sesiones. De esta manera, todo el mundo entendía el “por qué” detrás de cada actividad. Aprendimos que el establecer expectativas claras es una necesidad clave para ejecutar Design Sprint exitosos.
En las retrospectivas, varios participantes observaron lo mucho que les encantó la experiencia del Design Sprint Virtual y se dieron cuenta de que logramos el mismo objetivo: ayudar a los clientes a resolver problemas enfocándonos en los usuarios, a la vez que redujimos en gran medida el número de reuniones y el lapso de tiempo que necesitábamos para llevarlas a cabo.
En ITX, estamos orgullosos de seguir sirviendo a nuestros clientes de esta manera, ¡Y estamos emocionados de poder compartir nuestra experiencia de diseño virtual con ustedes!
Nuestros Recursos
Esta es nuestro Template de Miro
Este es nuestro Template de Trello
Referencias
Comenzamos esta iniciativa investigando todo lo que podíamos conseguir relacionado con los Virtual Design Sprints. En nuestra búsqueda, nos encontramos con increíbles plantillas, entradas de blog, videos y seminarios web que acreditamos a continuación. Asegúrese de revisarlos también.
Plantilla Sprint de DiseñoRemoto, por Miro.
El Kit de Sprint de Diseño paraMiro, de Tanya Junell. 6 de noviembre de 2019.
La guía definitiva para el trabajo a distancia, por Anna Savina. Marzo de 2020.
La Guía Definitiva para Facilitar TalleresRemotos, por MURAL.
El Design Sprint Note-n-Map, de Stephane Cruchon. 2 de mayo de 2018.
Flujo de prueba de usuario, un diseño Sprint 2.0 Storyboarding Hack de AJ&Smart.
Sprint, por Jake Knapp, John Zeratsky y Braden Kowitz.
El Design Sprint 2.0: ¿Qué es y cómo se ve? 9 de julio de 2018. Por Jonathan Courtney, AJ&Smart.
Podcast Momentum del producto, validación de productos a través de sprints de diseño, con el invitado Jonathan Courtney.
Originally published at https://www.itx.com.
Gracias!
Este fue un artículo largo pero queríamos compartir con la comunidad de diseño un poco de nuestro proceso en castellano. Cómo el mismo es iterativo, estamos abiertos y esperamos feedback en caso de que quieran usar nuestras herramientas. También buscamos mejorar el proceso de los votos, así que si tienen ideas avisen!
